Digitaler Datenaustausch

Codekarte
Die Codekarte von FASP – um Passwörter einfacher zu merken.

Verschlüsselung bei FASP

Eine unverschlüsselte E-Mail ist vergleichbar mit einer Postkarte. Ihren Inhalt kann jeder lesen, ob berechtigt oder unberechtigt. Rechtsanwalt/Steuerberater und Mandant tauschen allerdings untereinander teils höchst persönliche, vertrauliche und geheime Informationen aus. Diese gilt es zu schützen.

Die Datenschutzbehörden sind der Auffassung [1,2], dass E-Mail-Verschlüsselung zum Stand der Technik gehört. Damit wir diesen Anforderungen genügen, verschlüsseln wir mindestens die Übertragung mit SSL. Zusätzlich unterstützen wir weitere Verschlüsselungstechniken bis hin zu einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Damit kommen wir in Ihrem und unserem Interesse den Anforderungen des Datenschutzes nach.

Für eine sichere elektronische Kommunikation stehen verschiedene Möglichkeiten und Alternativen zur Verfügung, die wir Ihnen nachfolgend vorstellen.

Unterstützte Dateiformate

Bitte senden Sie uns Dateien möglichst im PDF-Format. Ferner unterstützen wir Bildformate; Office-Formate nur eingeschränkt. Wir akzeptieren weder ausführbare Dateien (EXE) noch Archive wie TAR oder ZIP. Bitte senden Sie uns keine Datenträger wie Sticks, Festplatten oder CD, DVD.

Digitaler Briefkasten

Sie können uns Ihre Dokumente über unseren digitalen Briefkasten einfach hochladen. Sie wählen lediglich das Dokument aus und schieben es in die Cloud. Ein Login ist nicht erforderlich.

Unseren digitalen Briefkasten erreichen Sie unter:
https://post.FASP.de

FASP Cloud

Über unsere Mandanten-Cloud haben Sie die Möglichkeit einer Online-Plattform zum sicheren Datenaustausch – über ein Rechenzentrum in Deutschland.

Zugang zur FASP Cloud erreichen Sie unter
https://cloud.FASP.de

Vertrauliche Datenräume

Neben dem digitalen Dateiaustausch lassen sich auch geschlossene Datenräume (data rooms) für einzelne Benutzer oder Gruppen anlegen. Das ist interessant für den Datei-Austausch mit weiteren Beteiligten, beispielsweise bei einer Due-Dilligence-Prüfung.

Einfache Nutzung

Die Nutzung ist denkbar einfach. Sie funktioniert unter Windows und Mac OS mit jedem beliebigen Browser und wahlweise auch über eine Smartphone-App: Foto machen und hochladen.

S/MIME, PGP und mIdentity

Mit S/MIME, PGP und DATEV mIdentity stehen Ihnen weitere Verschlüsselungsmethoden zur Verfügung.

Im wesentlichen funktioniert diese so:

Jede Partei hat zwei digitale Schlüssel: Einen privaten und einen öffentlichen Schlüssel. Mit dem öffentlichen Schlüssel verschlüsselt der Absender die Nachrichten. Dazu muss dem Absender der öffentliche Schlüssel des Empfängers bekannt sein.

Der Trick: Nur der Empfänger kann mit seinem privaten Schlüssel die Nachricht entschlüsseln. Weitere Informationen zur Verschlüsselung mit S/MIME und PGP finden Sie hier: S/MIME und PGP

DATEV MIdentity
Zugang und Verschlüsselung mit DATEV MIdentity

DATEV mIDentity ist ein SmartCard-Leser für ein SmartCard im SIM-Format. Der mIDentity funktioniert nur mit eingelegter SmartCard-SIM. Mit diesem lassen sich ebenfalls e-Mails verschlüsseln. DATEV mIdentity bietet aber auch Zugang zum DATEV Rechenzentrum und weiteren Leistungen der DATEV. Der Vorteil: Das Zertifikat befindet sich auf eine SmarCard; das kann aber zugleich auch einen Nachteil darstellen.

DATEV E-Mail Verschlüsselung

Verschlüsselte E-Mail entschlüsseln

Sie haben eine E-Mail mit verschlüsseltem Inhalt erhalten.

So gehen Sie vor:

  • E-Mail öffnen: Auf E-Mail doppelklicken.
  • Anhang öffnen: Auf Anhang secure-email.html doppelklicken. Der Anhang öffnet sich mit einem Browser. Abhängig vom verwendeten E-Mail-Client muss der Anhang evtl. vorher abgespeichert werden.
  • Auf die Schaltfläche Öffnen klicken. Im Browser wird ein Dialog zum Hochladen der verschlüsselten E-Mail in das Entschlüsselungsportal DATEV E-Mail-Verschlüsselung angezeigt. Hinweis: Die E-Mail wird ausschließlich zur Entschlüsselung in das Portal hochgeladen. Nach dem Schließen des Entschlüsselungsportals ist die E-Mail nicht mehr lokal auf ihrem System vorhanden.
  • Auf die Schaltfläche OK klicken.

Die verschlüsselte E-Mail wurde entschlüsselt und kann gelesen werden.

Word- und PDF-Verschlüsselung

Sie können auch PDF- und Office-Dokumente verschlüsseln. Hierbei sollten Sie allerdings beachten, dass der Betreff und der Text in der E-Mail selbst nicht verschlüsselt sind.

Verschlüsselung mit Word

Öffnen Sie hierzu Ihr Dokument mit Microsoft Word.

Wählen Sie den Reiter Datei und dort Optionen. Gleich im ersten Fenster finden Sie dann die Option Dokument schützenMit Kennwort verschlüsseln ist dann auch dort die richtige Wahl. Vergeben Sie ein Passwort; dieses ist zur Sicherheit noch einmal zu wiederholen. Danach ist das Dokument verschlüsselt.

Word-Dokumente mit Kennwort verschlüsseln.

Weitere Anwendungen

Wenn Sie weitere und vor allem einfach zu bedienende Anwendungen kennen, freuen wir uns über Ihre Vorschläge.

Beachten Sie bitte, dass die einzelnen Berufsträger der Kanzlei nicht sämtliche Verschlüsselungstechniken unterstützen. Wenn Sie eine Technik pfäferieren, sprechen Sie ihn einfach an.

FASP Codekarte

Sie wünschen ein sicheres Passwort? Dann nutzen Sie unsere FASP Codekarte, die wir Mandanten auf Nachfrage gerne zur Verfügung stellen.

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